Le grandi innovazioni tecnologiche e il mondo digitale hanno apportato durante gli anni diversi cambiamenti nella nostra vita, come nuovi modi di comunicare, di reperire informazioni, una scelta più rapida e semplice dei prodotti oppure nuove modalità per trascorrere il tempo libero, ma soprattutto in questi ultimi tempi ha influenzato certamente il settore del lavoro.
Durante la pandemia molti lavoratori hanno dovuto iniziare a utilizzare i nuovi mezzi messi a disposizione dal web, stiamo parlando delle piattaforme online, come Zoom e Skype, che permettono di effettuare videochiamate e organizzare vere e proprie conference call con cui riunire tutto il team anche a distanza.
In realtà forse non sai che questi strumenti esistevano già da tempo, infatti per quanto riguarda la piattaforma Zoom è stata lanciata sul mercato nel 2011 mentre la prima versione di Skype risale ancora al lontano 2003, il fatto è che fino agli ultimi tempi venivano utilizzate solo da una ristretta cerchia di persone, mentre ora sono diventate uno strumento indispensabile per poter svolgere la propria attività.
Come si possono utilizzare al meglio Zoom e Skype?
Data la loro grande importanza nel mondo del lavoro, la prima domanda da porsi è proprio questa! Prima di sapere i segreti per affrontare al meglio una conference call è però essenziale partire dalle basi, come le modalità di accesso, i vari costi di abbonamento oppure i principali vantaggi, con questa semplice guida saprai come gestire al meglio queste piattaforme.
Skype
Una delle piattaforme online più famose creata da Microsoft è proprio Skype, le sue modalità di funzionamento sono due: La prima si tratta di quella peer-to-peer, dove la videochiamata viene effettuata tramite account gratuiti collegati a internet, mentre la seconda prevede l’utilizzo a pagamento di SkypeOut e permette di effettuare telefonate a utenze fisse o mobili tutto offline.
Le conference call vengono effettuate solitamente tramite la prima modalità, anche perché creare un account non costa nulla e richiede poco tempo, bisogna ricordare inoltre che le chiamate gratuite comprendono un numero massimo di 50 persone e sono organizzate in base a gruppi, quindi ad un orario stabilito i partecipanti dovranno collegarsi e cliccare sull’icona della cornetta per collegarsi.
Elemento molto importante è anche la video-registrazione dei meeting, per poter riutilizzare i vari interventi o annotazioni in ogni momento, oltre alla possibilità di condivisione schermo, con cui qualsiasi partecipante può visualizzare le informazioni o materiali presenti sullo schermo dell’host e apportare delle modifiche tramite la funzione annota.
Zoom
La piattaforma di videochiamate Zoom è nata nel 2011, ma per quanto riguarda almeno l’Italia ha raggiunto il suo massimo successo solo negli ultimi anni, a differenza di Skype permette di creare in modo gratuito gruppi fino a 100 persone, con una chiamata massima di 40 minuti, mentre per le conversazioni 1 a 1 non vi è limite di tempo, ovviamente esistono poi diversi piani a pagamento.
Alcuni aspetti che differenziano Zoom da Skype sono l’assenza di registrazione, infatti basterà seguire il link d’invito che ti verrà inviato tramite mail dall’organizzatore della conference call, oppure la possibilità dell’host (il creatore della riunione) di gestire gli altri partecipanti, scegliendo se attivare o disattivare i video e gli audio evitando sovrapposizioni, inoltre in entrambi esiste la video-registrazione e la condivisione schermo.
Queste sono le principali differenze tra le due piattaforme, in generale però esistono dei piccoli accorgimenti per essere sempre impeccabili in qualsiasi conference call, che possono riguardare il proprio look, il tipo di linguaggio o ancora l’efficace raggiungimento degli obiettivi prefissati, ricorda infatti che anche se non sono riunioni in presenza, si tratta comunque del tuo lavoro!
L’organizzazione è al primo posto
Insieme a tutto il team è importante stabilire l’ora e il giorno per effettuare la conference call, se partecipano molte persone ti consigliamo di stabilire 3-4 alternative e poi ognuno indicherà quella che preferisce, in questo modo la scelta sarà più semplice e senza creare confusione, in aggiunta se sei l’organizzatore devi preparare il programma e condividerlo in anticipo con gli altri.
Preparati e stabilisci delle regole
Prima di iniziare qualsiasi chiamata trova un posto tranquillo privo di disturbi o rumori, usa le cuffie per sentire meglio il resto del team e controlla l’inquadratura della videocamera, stabilisci poi delle regole per gli interventi perché soprattutto online è molto semplice creare caos e confusione, inoltre puoi registrare la conversazione per inviarla a chi non ha potuto partecipare.
Cura lo stile anche a casa
Non farti trovare impreparato, le riunioni nella maggior parte dei casi vengono stabilite giorni prima o comunque hanno una cadenza prefissata, quindi cerca di curare il tuo look con un abbigliamento pulito e curato, oltre a un buon taglio di barba e capelli! Per aiutarti puoi venire a trovarci in uno dei nostri store e prenotare un appuntamento , oppure utilizzare anche a casa i prodotti della linea Americano.
Ecco quali sono le caratteristiche principali di Skype e Zoom, oltre ad alcuni preziosi consigli per essere sempre al top in ogni conference call! Ti è sembrato interessante questo argomento? Se ti piacciono i temi legati alla tecnologia continua a leggere il nostro blog e ricorda che siamo presenti anche sui social
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